Ukoliko ste početnik u korišćenju Access-a, kod kreiranja baza podataka gotovo je sigurno da ste sve podatke smestili u jednu tabelu, što je pogrešno, jer ćete mnoge podatke nepotrebno duplirati. Pretpostavimo da u jednoj tabeli imate na primer 100 podataka o narudžbinama, i to od više dobavljača. U ovom slučaju, vi ili onaj koji bude koristio vašu aplikaciju, kreiraće 100 slogova (podataka), gde će svaki podatak sadržati sve informacije o stavkama narudžbine, kao i informaciju o dobavljaču. To znači da je za svaku stavku potrebno da unesete i adresu dobavljača, telefon, web lokaciju. Ovo može biti jako zamorno i neefikasno.
Idemo dalje, pretpostavimo da se dobavljač preselio na drugu lokaciju i dobio novi broj telefona. U ovom slučaju moraćete da izmenite svih 100 slogova (podataka o svakoj stavci porudžbine). Kako možete uštedeti dragoceno vreme i smanjiti broj unosa? I kako obezbediti da svi podaci budu ispravno izmenjeni?
Rešenje je kreiranje dve tabele koje će biti u relaciji. Jedna tabela će sadržati samo podatke o robi koju je dobavio određeni poslovni partner. Znači, u tabeli će biti i polje (kolona) koje jedinstveno identifikuje dobavljača (šifra dobavljača). A druga tabela će sadržati samo podatke o dobavljačima. Pri tome, tabele će biti povezane ključnim poljem tabele „Dobavljac“, što znači da za svakog dobavljača može da postoji više slogova u tabeli „Narudzba“, a identifikovaće ga njegovo ključno obeležje koje je za tabelu „Narudzba“ tzv. strani ključ. Ovim ćete umnogome smanjiti potrebno vreme za unos podataka i ostvarićete veći integritet podataka.
Pošto ste utvrdili da jedna tabela nije dobro rešenje, moraćete da je podelite u dve tabele koje će biti u relaciji preko ključnog polja tabele „Dobavljac“, tj. šifre dobavljača. Prva će sadržati samo podatke o narudžbinama, a druga samo podatke o dobavljačima. Jedan od načina da napravite ovakvu podelu jeste da napravite kopiju ove osnovne tabele, i da potom obrišete odgovarajuća polja u svakoj tabeli. To ćete uraditi u sledećim koracima:
- Otvorite Access-ov database prozor, kliknite Tables na liniji objekata, te selektujte originalnu tabelu.
- Pritisnite kombinaciju tastera Ctrl+C za kopiranje tabele u Clipboard.
- Zatim pritisnite Ctrl+V, pa će vam Access prikazati dijalog kao na slici. Iskoristite ovaj dijalog za davanje naziva nove tabele i izbor odgovarajuće vrste kopiranja. Izaberite opciju Structure and Data i kliknite OK za kreiranje nove tabele.
Ponovite prethodna tri koraka da biste kreirali i drugu kopiju tabele, kako bi vam ostala netaknuta originalna tabela. Jednoj dajte naziv „Dobavljac“, a drugoj „Stavka“.
Sada imate dve tabele. Otvorite tabelu „Stavka“ u dizajn modu i obrišite sva polja vezana za dobavljača, osim polja sa šifrom dobavljača. Potom otvorite tabelu „Dobavljac“ i obrišite sva polja vazana za porudžbine. Na ovaj način dobili ste dve tabele, sa mnogo boljom strukturom. Ostaje vam samo da povežete ove dve tabele u relaciju.
Pratite Krstaricu na www.krstarica.com