U današnje vreme, veoma je važno da administrativci i poslovni sekretari budu u mogućnosti da proveravaju i odgovaraju na pristigle e-mail poruke, održavaju kalendar i liste poslova za svoje pretpostavljene. A osim toga, mnogi današnji šefovi odlikuju se visokom mobilnošću, pa često odsustvuju iz svojih kancelarija. Da li je šef u kancelariji ili van nje? Da bi i drugi ključni saradnici u kancelariji bili u toku sa rasporedom pretpostavljenog, nepohodno je da neko od zaposlenih bude u mogućnosti da proveri rasporede drugih. Na svu sreću, Microsoft Outlook omogućava lak pristup kalendarima i rasporedima drugih sa svog desktopa podešavanjem tzv. delegatora i dozvola za pristup.
Sistem delegata (izaslanika) i dozvola radiće samo na onim mašinama koje dele isti Outlook server. Drugim rečima, ovo će raditi samo na Outlook mrežinim instalacijama, pa bi trebalo da se raspitate kod administratora vaše mreže o korišćenju ovih opcija.
Osoba koja želi da drugi imaju pristup (tzv. delegator) njegovim Outlook stavkama, mora prvo da dodeli dozvole i to unutar sopstvenog Outlook-a. Sa odgovarajućom dozvolom, drugi (delegati) takođe mogu da šalju poštu u vaše ime. Ova dozvola se naziva i dozvolom „Send-on-behalf-of“. Da biste omogućili drugima da „rade“ u vaše ime, potrebno je uraditi sledeće:
- Sa menija Tools, izaberite Options.
- U Options dijalog prozoru, pređite na karticu Delegates i kliknite dugme Add.
- Pojaviće vam se Add Users lista koja podseća na vaš adresar. Selektujte delegate po imenu sa liste Global Address List i kliknite Add.
- Kliknite „OK“, a nakon toga prikazaće vam se dijalog prozor Delegate Permissions u kome ćete, za svaku pojedinačnu osobu, definisati dozvole.
- Podesite nivo dostupnosti vašeg Outlook-a za svaku od stavki programa (Calendar, Tasks…). Na slici možete videti različite nivoe pristupa koje možete dodeliti delegatima.
- Kada ste podesili nivoe pristupa, izaberite dugme OK na svim otvorenim dijalozima.
- Da biste videli listu foldera, sa menija View izaberite Folder List
- Kliknite desnim tasterom na Outlook Today [Mailbox – ime delegatora], te iz priručnog menija izaberite Properties.
- Pređite na karticu Permissions i kliknite dugme Add. Iz liste Global Address List selektujte ime delegata i kliknite Add, te OK.
- U dijalogu Properties selektujte ime delegata, i u dnu dijaloga potvrdite polje Folder Visible. Na kraju kliknite Ok.
Na ovaj način smo podesili delegatorov (onog koji nekog delegira) Outlook, a u sledećem prilogu proći ćemo proceduru podešavanja Outlook-a na mašinama delegata, odnosno onih osoba koje imaju potrebu da pristupe stavkama tuđeg Outlook-a.
Pratite Krstaricu na www.krstarica.com