Jedan od osnovnih namena Access aplikacija je pretraživanje podataka, a često i sortiranje nekakvih informacija. Ova dva tipa operacija (pretraga i sortiranje) mnogo brže se izvršavaju ukoliko su podaci u tabelama indeksirani. Normalno je da indeksirate sva polja u tabelama koja se najčešće koriste za pretraživanje i sortiranje. Da bi nam bio jasniji pojam ideksiranja, zamislite da imate knjigu koja nema indeks, a u njoj treba da pronađete specifičnu vrstu informacija. Ako nema indeksa pojmova, moraćete mukotrpno i dugotrajno da pretražujete stranicu po stranicu, u suprotnom, dovoljno će biti da potražite željeni termin u indeksu i zatim brzo nađete ono što vam treba, na osnovu datog broja stranice.
Kada imate tabele sa malim brojem slogova, indeksiranje je izlišno, jer prilikom pretrage i sortiranja nećete zapaziti nikakvo ubrzanje. Ali ukoliko imate veliki broj podataka, možete očekivati značajno ubrzanje ovih operacija, i to samo ako postavite odgovarajuće indekse (na određena polja). Iako indeksiranje polja unapređuje pretragu i sortiranje, moguće je da će usporiti proces unosa podataka. Ovo je iz razloga što uvek kada dodajete, menjate ili brišete slogove, Access mora da izmeni i podatke u indeksima (indeksnim tabelama). Imajte na umu da se svaki indeks čuva odvojeno za svako indeksirano polje. Zato, nemojte indeksirati nepotrebna polja.
Kao što verovatno znate, polja svih tipova podataka, izuzev Hyperlink, Memo i OLE Object tipa, poseduju osobinu „Index“. Da biste kreirali indeks nad nekim poljem dovoljno je da osobinu „Indexed“ postavite na „Yes“. Prilikom indeksiranja možete odrediti da li su dozvoljene duplirane vrednosti u indeksiranom polju, ili nisu. U većini slučajeva, dozvolićete duplikate. Ne smete dozvoliti dupliranje podataka samo u poljima koja inače predstavljaju ključna polja. Da biste brzo došli do pregleda indeksiranih polja, izaberite padajući meni „View> Indexes“ i pojaviće vam se dijalog prozor kao na slici. Svaki red u ovom dijalogu predstavlja indeks za sebe. Prva kolona prikazuje nazive indeksa, druga kolona prikazuje nazive polja nad kojima su formirani indeksi, i treća kolona, prikazuje smer sortiranja (po default-u to je Ascending).
Pratite Krstaricu na www.krstarica.com