Excel – Praćenje izmena u radnom listu

U jednom od ranijih priloga, govorili smo o kometarima i načinu komentarisanja u Excel-u. Komentari su dovoljni kada samo vi radite na nekom dokumentu (radnoj svesci), radi vašeg boljeg snalaženja. Ali, šta ako na datom dokumentu radi više ljudi, od kojih svako po nešto dodaje ili oduzima datoj radnoj svesci. U ovom slučaju preporučljivo je da koristite alatku „Track Changes„, tj. opciju praćenja izmena u radnoj svesci. Ova opcija vam omogućava vidite ko je i kada uneo neke izmene, kao i mogućnost da te izmene prihvatite ili odbacite (ovo važi u slučaju da ste šef). Za dokumente za koje ste zainteresovani, praćenje treba početi odmah na početku, pri prvim izmenama.

Evo kako započeti praćenje:

• Otvorite dokument u kome želite da pratite izmene, te izaberite meni „Tools> Track Changes> Highlight Changes“.
• U novom dijalogu „Highlight Changes“ prvo potvrdite polje „Track changes while editing.“, kojim osiguravamo praćenje izmena, a zatim potvrdite i ostala polja za potvrdu: When, Who i Where. Pored svakog od ovih polja ćete videti i liste sa dostupnim opcijama. U prvoj listi možete da izaberete vreme početka praćenja, u drugoj koga od korisnika želite da pratite i u trećoj možete da odredite referencu dela radnog lista za praćenje.
• U donjem delu prozora imate još dva polja, prvim potvrđujemo da želimo da se na radnom listu vide markeri izmena, a drugim poljem potvrđujemo da želimo da se na posebnom radnom listu formira spisak svih izmena.
• Kada ste izabrali sva podešavanja, kliknite na „OK“.

Probajte sada da izvršite izmenu vrednosti u nekoj ćeliji. Odmah po napuštanju date ćelije videćete mali plavi marker, koji označava da je u datoj ćeliji izvršena neka izmena. Da bi videli detalje o izmeni, dovoljno će biti da pokazivač miša dovedete iznad date ćelije. Odmah pored ćelije, pojaviće „oblačić“ sa informacijom o izmeni (kao na slici).

Sledeći redovi su namenjeni šefovima, odnosno onima koji odlučuju da li će se izmene u radnom listu prihvatiti ili odbaciti. Da bi izvršili kontrolu promena, uradite sledeće:

• Otvorite radni list sa izvršenim izmenama sadržaja i izaberite meni „Tools> Track Changes> Accept or Reject Changes“.
• Prvi dijalog koji će se pojaviti je sličan onom prvom koji smo objasnili, a u njemu možete da izaberete koje od promena želite da pregledate. Nakon podešavanja kliknite na „OK“.
• Otvoriće vam se novi dijalog „Accept or Reject Changes“ u kome će vam se izlistavati sve izvršene promene sa informacijama, kada su načinjene i od čije strane. Na vama ostaje samo da izaberete između dva dugmeta:
  • Accept – što znači da prihvatate datu izmenu, ili
  • Reject – što znači da odbacujete izmenu. Nakon izbora ovog dugmeta, promena će biti poništena.

Pratite Krstaricu na www.krstarica.com