Kada smo odredili ko treba da prisustvuje sastanaku, i vreme i trajanje samog sastanka, vreme rezervisano za sastanak možemo videti kao vertikalnu belu liniju unutar mreže. Naš cilj je da data linija ostane bele boje – što indicira da niko od pozvanih nije zauzet nečim drugim tokom vremena planiranog za sastanak. Za bilo koju pozvanu osobu koja je zauzeta ili nije u kancelariji prikazaće se obojeni deo bele linije, a boja će biti određena prema legendi koja se nalazi ispod mreže kalendara. Išrafirani „No Information“ indikator prikazuje one osobe koji ne koriste vaš Outlook server, ili osobe koje se ne nalaze u vašoj firmi. Međutim, ukoliko oni koji su pozvani (a nisu iz vaše firme) ipak koriste Outlook, biće u mogućnosti da prime poziv i odgovore na njega, ali vi nećete moći da vidite vreme njihove zauzetosti (tj. dostupnosti za sastanak).
- Pronađite vreme kada su svi ili većina od pozvanih slobodni.
Preko dugmeta Options možete odrediti da se u vremenskoj mreži prikaže samo radno vreme, kako biste imali bolji pregled raspoloživog vremena saradnika. Preko istog dugmeta i opcije Refresh Free/Busy izvršićete osvežavanje, tj. ponovnu proveru kalendara vaših saradnika, a sve zbog mogućih eventualnih promena. Određivanje vremena početka i završetka sastanka vršite uz pomoć drop-down menija, za datum i vreme, ili možete prepustiti Outlook-u da pronađe prvi slobodan termin za sve pozvane saradnike, i to korišćenjem tastera „AutoPick“. Uz pomoć dva dugmeta sa svake strane dugmeta „AutoPick“ možete odrediti prvi prethodni, odnosno prvi sledeći slobodni termin. Samo dugme „AutoPick“ ima nekoliko opcija. - Kada jednom odredite sve pozvane (i njihove resurse) i slobodan termin za sastanak, kliknite dugme „Make Meeting“.
- Kao rezultat prethodnog koraka videćete prozor „Untitled – Meeting“. Unesite naslov e-mail-a koji će biti upućen pozvanima i prigodne detalje u telo poruke.
- Kliknite dugme „Send“ radi slanja pozivnog e-mail-a svojim saradnicima.
Nastavljamo u sledećem prilogu.
Pratite Krstaricu na www.krstarica.com