Kada koristiti unakrsne tabele (spreadsheet), a kada upotrebiti baze podataka? Oba ova aplikaciona tipa imaju istu namenu, a to je organizacija podataka. Ali kako se odlučiti koji od ova dva tipa organizacije upotrebiti za vaše potrebe, tj. koji će tip biti praktičniji za vašu određenu potrebu?
Unakrsne tabele – Pre kompjutera, knjigovođe, računovođe i drugi koji se bave administracijom, koristili su samo papir i olovku zajedno sa glavnom knjigom ili drugim knjigama podataka, u kojima su sadržane razne tablice. Informacije i podaci su ručno upisivani u knjige, a finansijski podaci su ručno, sa strane, kalkulisani i zatim unošeni u radne listove (worksheet). Korišćenjem glavne knjige (osnovni računovodstveni dokument) i sličnih dokumenata koji sadrže redove i kolone, ljudi su zaključili da u njima ne moraju samo da čuvaju finansijske podatke, već i druge, kao što su inventari, informacije o zaposlenima i slično.
Rađanje kompjuterskog doba donelo je aplikacije u kojima je moguće skladištenje informacija, izvođenje kompleksnih kalkulacija, kao i štampanje odgovarajućih izveštaja. Ovakav koncept je u početnom periodu delovao na revolucionarizaciju upotrebe kompjutera. Prva aplikacija (program) koja je imala neku realnu moć bila je Visi-Calc, koja je kasnije prerasla u možda i najprodavaniji produkt softverske industrije svih vremena – Lotus 1-2-3. Upravo je upotrebna korist Visi-Calc-a u poslovanju dovela do značajnih investicija u informacione tehnologije i masovne kancelarijske upotrebe kompjutera, a recimo zahvaljujući ovome kompanija Apple je opstala u poslovanju. Prednosti korišćenja aplikacija za unakrsne tabele u odnosu na papir i olovku su brojne – a dovoljno je da navedemo da kako se podaci u tabelama menjaju, tako se automatski vrše rekalkulacije totala i drugih formula, što štedi ogromno vreme i novac. Međutim, Visi-Calc-u je nedostajala funkcionalnost u pogledu ponuđenih alatki korisnicima.
Trenutno, Microsoft Excel zajedno sa Lotus 1-2-3, zauzima najveći deo tržišta spreadsheet aplikacija. A broj dostupnih alatki postao je užasno velik, pa zato sada korisnicima stoji na raspolaganju pomoć (funkcija Help), koja će ih uputiti u način upotrebe kompleksnih formula, funkcija, sortiranja, filtriranja, tzv. scenario-menadžera (za analize „Šta ako“), grafikone, i tako dalje.
Pratite Krstaricu na www.krstarica.com