Ako imate podatke koje držite u Word tabelama, pa vremenom njihov broj prevaziđe mogućnost lakog traženja i pretraživanja (dva različita pojma), preporuka je da podatke prebacite u bazu podataka. Odatle će vam i pretraživanje podataka, i uopšte njihova organizacija biti mnogo lakša. Najbolje rešenje je premeštanje u kompatibilnu Access bazu podataka. Postoje dve mogućnosti za transformaciju podataka, prva je da uvezete podatke u neku odredišnu tabelu, a druga je da izvršite jednostavno „kopiranje i umetanje“ (copy and paste).
Ova druga mogućnost je mnogo jednostavnija, pa ćemo je objasniti. Pre svega, morate da utvrdite da su podaci u Word dokumentu organizovani u tabelu ili da su razdvojeni tabulatorom. Da biste premestili, ili iskopirali podatke iz Word-a uradite sledeće:
- U Word-u selektujte podatke koje želite da smestite u bazu podataka (znači ne morate celu tabelu). Kliknite na prvu ćeliju i držeći pritisnut levi taster miša vucite nadole niz tabelu, sve do poslednjeg željenog podatka.
- Ako želite da potpuno premestite podatke iz Word dokumenta, izaberite meni „Edit> Cut“, a ukoliko želite da samo iskopirate podatke – izaberite meni „Edit> Copy“. Možete ove radnje odraditi i tako što kliknete desnim tasterom iznad selektovanih polja, i zatim iz priručnog menija izaberete Copy ili Cut.
- Pokrenite Access i otvorite odredišnu tabelu ili formu. Preko menija „Edit> Paste Append“ izvršite kopiranje tj. umetanje podataka u tabelu i to na kraj postojećih zapisa.
- Ukoliko želite postojeće podatke u Access tabeli da zamenite onima iz Word dokumenta, moraćete da selektujete slogove u Access tabeli i izaberete „Edit> Paste“.
Pratite Krstaricu na www.krstarica.com