Odgovaranje na elektronsku poštu može da oduzme jako mnogo vremena. Naravno, ima stvari na koje je neophodno odgovoriti, ali na neke nije, samo što je, ako ste navikli da odgovarate na sve, nekad teško napraviti razliku – i onda se nervirate što vam toliko vremena ode na "glupe mejlove".
Veliki je broj mejlova na koje odgovaramo po navici, jer nam se u trenutku učini da, ako nam je stigla poruka, bilo bi nepristojno ne odgovoriti. A neretko nije tako – često je poruka informativnog karaktera i uopšte ne zahteva odgovor. I ne samo to: onaj kome pošaljete odgovor bi ga mogao smatrati gnjavažom, jer mora da pročita još jedan mejl koji ne donosi nikakve bitne informacije niti je neophodan za komunikaciju – a najverovatnije takav mejl ne dobije samo od vas već od gomile ljudi, što mu/joj odnese previše vremena. To znači da ćete, time što ne odgovorite na mejl na koji nije neophodno odgovoriti, učiniti uslugu ne samo sebi već i osobi kojoj biste inače poslali poruku.
Koji su, dakle, mejlovi na koje nije neophodno odgovoriti? Svi oni koji su poruka na više od tri adrese (osim ako se odgovor ne zahteva, kao kad šef pošalje poruku svim zaposlenima i traži njihovo mišljenje o nečemu), svi mejlovi s oznakom "cc" (carbon copy), svi oni sa sasvim kratkom porukom (tipa "Urađeno", "Odlično", "Dogovorili smo se"), sve poruke koje počinju sa "Samo da znaš…" ili nečim sličnim, kao i sve poruke u kojima vam pošiljalac kaže "hvala". Uopšteno govoreći, na sve poruke u kojima se eksplicitno ne zahteva odgovor nije obavezno odgovoriti.
Nekada se komunikacija mejlovima oduži – dobijete odgovor na odgovor na odgovor na odgovor. U takvim situacijama, ako je izvodljivo, bilo bi brže i efikasnije nakon trećeg-četvrtog mejla te vrste pozvati telefonom (ako se radi o razgovoru s nekim iz druge države, radi uštede je dobra ideja koristiti Skype) kako biste se dogovorili i razjasnili sve nedoumice i kako biste imali razgovor koji nije svaki čas prekidan drugim stvarima, niti vrtite palčevima dok čekate da vam stigne odgovor.
U početku može da bude malo teško navići se da ne odgovorite na svaki mejl, ali posle izvesnog vremena, to dođe kao veliko olakšanje – i kao iznenađujući nedostatak gubljenja vremena na nepotrebno.
Pratite Krstaricu na www.krstarica.com